Arbeta som kundsupportagent: Bästa insidertipsen

Söker du jobb utomlands? Du kanske letar efter arbetsalternativ som inte kräver tidigare erfarenhet under ditt sabbatsår? Då kan roller inom kundsupport vara precis det du letar efter. Att arbeta handlar inte bara om att tjäna pengar, utan att se de alternativ som alla typer av jobb ger dig. När du väl behärskar konsten att se möjligheter istället för begränsningar så kommer du att finna mycket glädje av ett enkelt jobb. Kundsupport inkluderar att lösa problem och svara på frågor. Det handlar om att sätta en personlig touch till den digitala världen. Vi har samlat ihop några personliga erfarenheter i denna roll och pratat med en kvinna som har fyra års erfarenhet.

Fakta eller fiktion: ”Kundsupport är tråkigt och du lär dig ingenting”

Du har säkert hört många olika rykten, kritik och varningar om att arbeta inom kundsupport. Att arbeta med kundsupport är knappast det mest krävande, spännande eller mångsidiga jobbet. Men för mig är det här också en stor del av anledningen till att det är ett fantastiskt jobb om du funderar på att flytta utomlands och göra ett äventyr samtidigt som du tjänar pengar. Jag bestämde mig för att ta ett jobb under sabbatsåret i Aten, Grekland, som kundsupportrepresentant för ett känt varumärke i ett stort företag. Träningen var intensiv men när jag väl började jobbet föll allt bara på plats med tiden.

På så sätt kan kundsupport jobb bli upprepande och tråkiga då och då, men det som är bra med det är att du alltid avslutar arbetet full av energi, som du kan använda för att utforska nya platser, träffa vänner över en middag, gå till gymmet eller vad jag än kunde tänka mig. Och ärligt talat har detta blivit en av de saker som var viktigast och mest avgörande för min erfarenhet av att arbeta och bo utomlands: att ha energi för att göra allt det roliga och äventyrliga när jag var ledig från jobbet. Att arbeta inom kundtjänst gjorde att jag kunde göra precis de sakerna.

En typisk arbetsdag som kundsupport agent

Den dagliga rutinen i kundsupport rollen innebär att växla mellan fokuserat arbete och välförtjänta pauser: ”Du kommer till jobbet och loggar in och öppnar din kö så att folk kan ställa sina frågor och berätta om deras problem… Jag skulle jobba i cirka 2 timmar för att sedan ha min rast och under rasten… gick jag upp till balkongen och tittade på havet eller spelade pingis med mina arbetskamrater.” Tillbaka till det vi nämnde ovan: att inte lägga för mycket energi på jobbet gör det möjligt för dig att ha kul på rasterna och timmarna efter.

Nu… så kanske du frågar dig ”Tänk om jag kommer att arbeta hemifrån och inte på ett kontor?”. Oroa dig inte, du kommer alltid att ha gruppchattar, regelbundna team- och arbetsledaremöten, och dessa är så roliga och viktiga för dig. Själv arbetade jag även på distans i Aten med kollegor både inom Aten och resten av Grekland. Vi träffades även ofta utanför jobbet, och vi träffade alltid någon ny som någon annan tog med sig.

Så att jobba hemifrån betyder inte nödvändigtvis att du blir ensam i det nya landet. Tvärtom – du kan få en hel del praktiska saker gjorda hemma under arbetet, och du behöver inte lägga ner tid på att pendla. Så när du är ledig från jobbet är du redo att gå ut och ha kul!

Nyckelansvar och värdefull kompetens

Som kundsupport representant är det primära målet enkelt: Att hjälpa kunder via telefon, e-post och/eller chatt att lösa deras problem.” Oavsett om det handlar om att felsöka produktrelaterade förfrågningar, betalningsproblem, låsa upp eller uppdatera konton eller svara på allmänna frågor. I en kundsupport position så kommer du att förbättra och utveckla värdefulla färdigheter som att förbli sammansatt i pressade situationer, multi tasking, felsökning, konversationsförmåga samt hantera flera system samtidigt.

Navigera utmaningar med ett leende

Att hantera en mängd olika kunder och deras olika problem kommer att förbättra din problemlösningsförmåga: ”Jag vet nu hur jag kan bli lugn och inte ta illa upp när folk är oförskämda.” Ibland kommer du att ställas inför jobbiga kunder som inte lyssnar och är arga av att hoppa. I dessa fall är det bästa du kan göra att vara tyst och att undvika att avbryta dem medan de talar av sig, och om du sedan möter dom med en förstående och vänlig ton kommer du att uppleva att många problem löser sig snabbt.

Naturligtvis kommer så kommer du också att uppleva fall som du inte kommer att kunna lösa på egen hand: ”Ibland gör även tekniken misstag”. Så om du och dina kollegor och arbetsledare inte kan hitta de rätta lösningarna finns det fortfarande hjälp att hitta. Dessa utmaningar är vad eskalering görs för! I alla kundsupport roller kommer det att finnas en så kallad CSR1 och CSR2. Du är CSR1, och sedan finns det fler tekniska och erfarna personer som arbetar som CSR2. Och ofta kommer det att finnas ytterligare ett lager som ibland heter tier 3, som är tekniker. Det jag försöker säga är att du alltid kommer att ha någon att nå ut till för att få hjälp.

Trivas under press

Kundsupport roller kan också vara krävande, särskilt när kunder letar efter snabba lösningar. Att kunna behålla lugnet samtidigt som man hanterar olika system och reagerar snabbt visar sin förmåga att hantera press: ”Att vara stressad skadade bara mig, så istället försökte jag bara göra det roligare”.

Strategin är det bästa sättet att göra jobbet samtidigt som det är lätt, ha lite kul och se till att stressen inte stjäl showen. Du märker också att detta ofta kan påverka humöret hos din kund, och göra interaktionen till en trevlig och rolig interaktion med en mycket glad och nöjd kundupplevelse. Jag har hanterat flera kunder som redan i början är frustrerade. Men genom att uppträda med en glad och behaglig ton, låta kunden prata av sig, för att sedan ge dem rätt lösningar och förklaringar, så kommer de 9/10 gånger att vara evigt tacksamma, glada och till och med lite roliga. Dessa samtal kan hjälpa till att öka ditt självförtroende.

Att omfamna olika kulturer och vara flexibel

Det är viktigt att anpassa kommunikationen utifrån varje kunds kommunikationsstil, ålder, tekniska kunskapsnivå osv. Många gånger, istället för att använda stora, snygga ord eller komplicerade fraser – använd enkla enkla termer när du förklarar. Att kunna förklara något komplicerat på ett enkelt sätt är det bästa tecknet på att du är skicklig i ditt jobb. Du kan till exempel få ett samtal från en mycket gammal person, som inte har någon aning om hur man använder sin enhet. I det här fallet kommer du ingenstans med att använda tekniska ord. Då måste du istället anpassa dig till deras nivå och tala till dem med ord som de kan relatera till. Förmågan att träffa människor där de är, kommer att ge dig en värdefull erfarenhet i livet.

Konstruktiv kritik: Ett sätt att avancera

Att hantera kundfeedback är en viktig del av inlärningsprocessen. Detta används för att öka självförtroendet och konstruktiv feedback ses som en möjlighet till tillväxt: ”Negativ feedback ger dig utrymme att förbättra medan positiv feedback verkligen bara ökar ditt självförtroende och, naturligtvis, humör.”

Kunder kan ha en lång lista med saker som dom är missnöjda över, inklusive priser, systemproblem, svarstid och betalningsproblem. Se feedback som en chans till tillväxt snarare än ett bakslag, visa förståelse och se det som en möjlighet till att förbättra – och kom ihåg att de flesta av dessa problem kan åtgärdas inom några minuter med din hjälp.

När du svarar så kan du säga något i stil med ”Tack för att du delar med dig av din upplevelse. Vi förstår hur viktigt det är att reagera snabbt och arbetar med att förbättra vår effektivitet. Vi använder din feedback för att förbättra vår tjänst och tillgodose dina behov bättre.” Genom detta förvandlar du negativ feedback till en chans att visa att du är villig att göra bättre ifrån dig, vilket visar att du har en positiv inställning till pågående tillväxt.

Råd till kommande kundsupport agenter

Innan du börjar arbeta kommer du att få formell utbildning i att hantera olika scenarion och system, vilket är avgörande för alla som vill jobba med kundtjänst. Så om du planerar att bli en kundsupportrepresentant måste du alltid vara artig, hjälpsam och kommunicera ärligt. Ditt inflytande på andra betyder mycket. Det finns formell utbildning i hur man hanterar specifika situationer, hur man använder de digitala systemen, samt vissa projekt har även specifika riktlinjer för vilken information man ska ge i olika scenarier.

Så det bästa du kan göra är att bara vara uppmärksam på din träning och använda alla verktyg och information som det ger dig. Lösningen på (nästan) alla problem kommer att finnas inom detta, vilket kommer att göra ditt jobb, kundinteraktioner och livet så mycket lättare att njuta av.

Utvecklingsmöjligheter från att vara kundsupportagent

CSR2: de tekniska supportrarna som ligger en nivå över vanlig kundsupport.

Teamledare/handledare: Vara ansvariga för alla kundsupport agenter samt deras mentor.

Kvalitetssäkringsanalytiker (QA): Undersök samtal och se till att kundsupport medarbetarna levererar bästa möjliga service och följer alla regelverk samt KPI:s.

Utbildare: Var den som är ansvarig för att lära nya kundsupport agenter allt de behöver veta.

Starta ditt arbetsäventyr utomlands inom kundsupport

I en värld av hjälpande händer och vänliga röster är kundsupport agenter de riktiga hjältarna – låt oss inte glömma att uppskatta dem. Det är ett jobb som lär dig att hålla dig lugn och chilla när det blir lite varmt. Du kommer att få färdigheter och personlig utveckling som du inte hade förväntat dig. Ärligt talat: Om du lyckas som kundsupport är det inte mycket du inte kan hantera. Det handlar om att hantera stressiga situationer utan att tappa huvudet och skälla på andra. Det är en ovärderlig tillgång.

Så nästa gång du skriver för att få hjälp, vetandes om att det finns ett helt team bakom skärmen, redo att förvandla ditt ”uh-oh” till ett ”aha!” En stor high-five till dig för att du vill vara en del av dessa hjältar som ser till att dina frågor får ett snabbt, smiley-svar.

Du är mer än välkommen att kontakta oss på info@jobsqd.com. Om du har några frågor kan du också kolla in våra lediga jobb här.

Klicka här om du vill läsa mer om hur du kan ta ett sabbatsår utomlands och få äventyret samtidigt.