Multitasking är ineffektivt: 7 tips för att undvika det

Att jonglera mellan olika uppgifter är inte det mest effektiva

Så här är hur du kan öka din produktivitet

Visste du att multitasking är en funktion som främst är reserverad för datorer? Att en term som nu används hela tiden, särskilt för att beskriva arbetsmetoder hos människor som anses vara effektiva, i själva verket härstammar från datateknik och borde varna oss… Vi är varken program eller robotar.

Men hur många av oss kan inte låta bli att kontrollera våra meddelanden medan vi gör något annat? Vi gör det på kontoret, i skolan och hemma. Vi tror att vi gör flera uppgifter samtidigt för att gå snabbare, men i själva verket blir kvaliteten på vårt arbete lidande som ett resultat. Varför försöker vi desperat att se ut som de där åttaarmade orientaliska gudarna? Vi borde försöka lära oss om genom att bara slutföra en sak i taget.

Finns det verkligen ”multitasking” människor?

Alla i samma båt?

Det är en vanlig missuppfattning att kvinnor är bättre på multitasking än män. Även om detta inte är ett vetenskapligt bevisat faktum, är det en uppfinning av samhället. Denna klyscha utmanas av ett experiment vid universitetet i Aachen. Forskarna bad 48 män och 48 kvinnor att utföra två arkiveringsuppgifter samtidigt: deltagarna fick arkivera vokaler och konsonanter genom att trycka på en knapp med pekfingret, och jämna och udda nummer genom att trycka på långfingret.

Slutsatsen är: om du vill hantera flera saker samtidigt är ni alla lika värdelösa.

Faktum är att även de som påstår sig vara multitaskers förmodligen inte är det, enligt en amerikansk studie från 2013 om telefonanvändning under körning. Forskarna bakom denna studie bad 200 personer att ta OSPAN-testet (Operation Span, ett protokoll som består av att memorera sekvenser av bokstäver samtidigt som de svarar på matematiska operationer, till exempel) och köra samtidigt på en simulator. Och det minsta vi kan säga är att resultaten, återigen, inte var bra…

Vad säger vetenskapen?

Att göra flera saker samtidigt stimulerar och retar många människor. Men samtidigt är dessa personligheter också de som är lättast distraherade och därför minst kan hantera och slutföra flera uppgifter korrekt. Cience säger?

Förklaringen finns redan 1992 i psykologen Hal Pashlers arbete om förekomsten av en ”kognitiv flaskhals” hos människor. Detta barbariska ord betyder att informationen vi får vid en viss tidpunkt hopar sig och inte längre behandlas lika. Så latenstiden mellan bearbetning av varje informationsbit blir längre. Det är därför de flesta människor som tror att de gör flera saker faktiskt jonglerar med flera uppgifter. Och tiden som krävs för att byta från en uppgift till en annan är enorm.

Men finns det ens multitasking? I en New Yorker-artikel från 2014 sa uppmärksamhetsspecialisten David Strayer (och bidragsgivare till den amerikanska studien som citeras ovan) att cirka 2,7 % av befolkningen skulle ha förmågan att göra flera saker samtidigt utan att det påverkar deras prestation. Han uppskattade att förmågan att supertabla i befolkningen är fördelad på samma sätt som IQ: de flesta av oss är i mitten, men en liten bråkdel av befolkningen är i det högsta intervallet.

Överraskande nog, även om man kan tro att den kognitiva bearbetnings- och uppmärksamhetsdelen av hjärnan är under extrem stress från dessa multitaskers, har MRT-skanningar visat låg aktivitet i den prefrontala cortex (det område som ansvarar för uppmärksamhet) när man utför flera uppgifter samtidigt. Faktum är att på vissa sätt lyckas hjärnan hos ”riktiga” multitaskers förbli lugna, vilket gör att de presterar bra. Vissa forskare tror också att en ganska ny evolutionär förändring i hjärnan hos hominider kan främja denna förmåga hos människor att multitaska.

Åtminstone för tillfället är hjärnan hos de allra flesta av oss inte skapta för multitasking. Vad värre är, att gå från en uppgift till en annan eller göra flera samtidigt kan till och med göra oss dumma! En brittisk studie hävdar att att använda flera elektroniska föremål samtidigt är likvärdigt med att förlora en natts sömn eller röka en joint.

Hur slutar man ge efter för multitaskings framsteg?

Det finns all anledning att tro att du aldrig är så effektiv som när du arbetar i monotask-läge. Men hur kan vi då sluta falla mellan stolarna och befria oss från multitasking? Vi erbjuder en rad tips som hjälper dig att undvika att hela tiden sprida dig för tunt. Att hålla fokus kräver ansträngning när du är omgiven av blinkande skärmar.

Om du är student och du känner att du har många saker på tallriken kan det vara en bra idé att få en handledare, i början, för att lära dig hur du strukturerar dina uppgifter istället för att göra flera saker.

1. Se till att du har några avkopplande ögonblick under din dag

Du organiserar dig själv som om du kunde multitaska, men du blir ständigt avbruten: telefonsamtal, e-postmeddelanden, senaste nyheterna, sociala nätverksvarningar, notiser om snabbmeddelanden… Alla dessa distraktioner inträffar när som helst och var som helst sedan den utbredda användningen av smartphones. Det bästa man kan göra är att hålla sig borta från skärmarna, som, även när de är avstängda, lockar oss, enligt en studie publicerad 2017.

Läser du en komplicerad bok? Lägg undan din bärbara dator, ställ din telefon i flygplansläge, göm den och till och med, för de mest hänsynslösa, stäng av wi-fi. Att inte vara nåbar på några timmar borde inte ha för många konsekvenser. Organisera din tid genom att bestämma när du ska surfa på internet eller svara på dina meddelanden. Till exempel, ge dig själv dessa stunder vid specifika tidpunkter under dagen (i början av dagen, när du kommer tillbaka från lunchrasten eller tidigt på eftermiddagen…). Detta kommer att ge din hjärna den frid den behöver för att fokusera och inte multitaska.

2. Ordna din arbetsyta

Minimalism är på modet, och en del samtida datorgenier har lagt stor vikt vid fördelarna med att lösa upp. Det är värt att notera att sättet som vår arbetsplats är anordnad på kan påverka vårt sinnestillstånd och produktivitet. Känner du att ditt huvud är under vattnet? Neutralisera allt som stör dig.

Försök att ta bort alla föremål som distraherar din uppmärksamhet från ditt skrivbord: en öppen anteckningsbok, ett mellanmål eller en mobiltelefon. Ett rent skrivbord kan i hög grad hjälpa dig att fokusera effektivt på en uppgift i taget. Även om du är en av de människor som uppskattar röran, så kommer även du att hålla dig mer fokuserad av att bara ha det allra nödvändigaste kring dig och därmed fokusera på uppgiften.

3. Gör en to-do list

Det har psykologiska fördelar! Att sätta alla saker som ska göras på papper och sedan kryssa av dem gradvis ger en hel del tillfredsställelse. Genom att ge struktur, minska oro och skapa en känsla av prestation, är to-do-listors trogna allierade, vilket psykologer har funnit. En amerikansk studie tyder till och med på att inte skriva ner mål skulle göra dig mer distraherad. Undvik dock att skriva ned orealistiska saker, som att ”skriva ett manus” och dela upp uppgiften i flera steg.

4. Använd en timer

På 1980-talet etablerade en italiensk forskare en enkel metod baserad på tanken att regelbundna pauser främjar mental smidighet. Pomodoro-metoden går ut på att ta fem minuter ledigt var 25:e minuts arbete. Ställ in en timer för denna period eller ladda ner en applikation som Flat Tomato för att hantera arbets- och rastider och arbeta med en enda uppgift tills larmet låter.

5. Gör övningar för att hålla fokus

För att undvika att gå från en uppgift till en annan utan att ens avsluta den första kan du till exempel träna på att fokusera din uppmärksamhet genom att stirra på ett föremål och granska det i flera minuter. Eller så kan du föreställa dig ett landskap, återkalla ett minne eller måla ett porträtt av någon nära dig i ditt huvud så exakt som möjligt. Eller skriv ner dina drömmar. Om du är en siffernisse, gör lite mental matematik.

6. Ta dig tid att fokusera på nuet

Ta hand om disken i lugn och ro, gå långsamt, ät en halvtimmes frukost och använd alla fem sinnena. Fokusera på smaken av ditt kaffe eller den varma känslan i duschen. Att vara mottaglig för förnimmelser, såsom solen mot din hud, tränar sinnet att bli mer medvetet om nuet.

7. Andas med magen och rensa huvudet

Om du tenderar att multitaska beror det på att du har svårt att koncentrera dig. Meditation eller åtminstone användningen av andningsövningar är också ett snabbt och enkelt sätt att förbättra din mentala prestation. Att samlas” minskar distraherande tankar. Enligt en färsk studie, är tio minuters meditation om dagen mer effektivt. Annan neurovetenskaplig forskning, publicerad i tidskriften Psychophysiology, kopplar direkt andningstekniker inom yoga eller meditation till frisättningen av koncentrationshormonet noradrenalin.

Slutkommentarer

Om du har läst den här artikeln hela vägen igenom utan att stanna för att öppna en ny flik, eller svara på ett textmeddelande eller en fråga från en kollega, då är du på god väg! Annars är det okej, börja läsa igen från början 😉

Du kan alltid kontakta oss på info@jobsqd.com för mer information. Du kan också använda vårt kontaktformulär.